Verwaltungstool Schulbetreuung - für ausführende Träger
Ausgangssituation
Die Ganztagsschule kommt.
Alle Schulen in Deutschland sind 2026 betroffen.
Träger, die häufig die Betreuung nach dem Unterricht organisieren, haben einen hohen administrativen und organisatorischen und personellen Aufwand.
Die Organisation verlangt von allen Akteuren rund um den Ganztag Koordination, Planung und exakte Vorbereitung, abgestimmt auf jeden einzelnen Schüler und Schülerin.
Neu hinzu kommt bei vielen die gesamte Logistik und Abwicklung der Verpflegung nunmehr aller Schülerinnen und Schüler.
Oft betreut ein Träger mehr als nur eine Schule im Ganztag.
Herausforderungen
Die Abstimmung zwischen Eltern, Betreuern und der internen Verwaltung des Trägers ist schon bei der Betreuung einer oder zwei Schulen aufwändig und arbeitsintensiv, aber vor allem fehleranfällig.
Hinzu kommen:
- verschiedene Varianten des Ganztags an jeder Schule
- zusätzliche Abwicklung der Ferienbetreuung
- kurzfristige Änderungen (Kind krank, veränderte Abholzeiten...)
- Unüberschaubare Bezahlprozesse
- Umständliche Anbindung an die Buchhaltung, meist manuelle Belegverwaltung
- Unzählige kurzfristige Anrufe und E-Mails mit tagesaktuellen Änderungen landen unübersichtlich in Ihrer Verwaltung.
Bisher wird vielfach mit Excel-Tabellen und manuellen Ausdrucken als Behelfslösungen gearbeitet. Personalressourcen sind teuer gebunden.
Gruselig, wenn künftig hunderte oder gar tausenden Schüler und Schülerinnen in der Ganztagesbetreuung abgewickelt werden müssen?
Ihr Personal hat Wichtigeres zu tun!
An manchen Schulen ist die Einbindung der Essensversorgung und Betreuung bereits gegeben. Diese Lösungen sind jedoch meist für Schulen, die dies in Eigenregie verwalten und als Teil einer großen Schulsoftware enthalten.
Die Perspektive einer Einrichtung, die ganz andere Themen und Herausforderungen in der Abwicklung hat, werden bei solchen Lösungen nicht berücksichtigt bzw. sind darauf nicht ausgelegt.
Unsere Software-Lösung für Ihre Schulbetreuung
Wir können:
- Ihr Verwaltungsteam,
- Ihre Betreuer vor Ort,
- Eltern, Schülerinnen und Schüler und
- Schulen
mit einer einzigen Lösung volle Transparenz geben und Sie mit einem schnellen Workflow zukunftsfähig machen.
Leichte Verwaltung vieler Schulen mit unterschiedlichen Ganztagsmodellen und Ferienbetreuungen gleichzeitig.
Was umfasst unsere Software?
- Verwaltung mehrerer Schulen gleichzeitig
- Leichte Pflege unterschiedlicher Modelle je Schule
- Volle Transparenz über tausende von Schülerinnen und Schüler
- Erweiterung von Schulen und Betreuungsmodellen per Knopfdruck
- Alle Informationen zu Schülerinnen, Schülern und Schulen an einem Ort. Zentral und Übersichtlich.
- Freigaben und Dokumentation einfach verwalten
- SEPA Lastschriftmandate
- Anbindung an z.B. Datev
- Leichte Handhabung für Ihre Betreuer
- Aktuelle Übersichten
- Schnittstelle plus eigene Oberfläche für Eltern:
- Einfache Eingabemaske für Eltern -Smartphone optimiert
- Tagesaktuelle Änderungen und Anpassungen Betreuung jederzeit möglich
- Schnittstelle plus eigene Oberfläche für Betreuer vor Ort:
- Einfache, tagesaktuelle Übersicht
- Datenpflege und Dokumentation in Echtzeit
Vorteile für Eltern
- Einfache Anmeldung zum Schulstart wo immer Sie sind
- Bequeme Änderungen vom Smartphone aus
- Keine umständlichen Papierformulare mehr
- Lastschriftmandate und Freigaben direkt und sicher aus einer Hand
Vorteile Schulen
- Volle Transparenz zur Betreuungssituation im Ganztag
- Sicherheit, der Träger kann sich um das kümmern worauf es ankommt, Schülerinnen und Schüler.
Umsetzung und Bereitstellung
- Technische Implementierung, ob als Cloudlösung oder Einbindung in Ihren Systemen
- Softwareupdates und Sicherheitspaket
- Monitoring und Reporting
- Support
- Wünschen Sie Hardware (Tablets) für Ihre Betreuer an den Schulen, inkl. Sicherheitspaket?
- Workshop vor Ort oder virtuell für Sie und Ihre Mitarbeitenden zur Einführung
Jederzeit erweiterbar. Einbindung von Personalplanung und z.B. Schulsozialarbeit?
- Lernen Sie die Varianten und Module unserer Software kennen.
- Gemeinsam schauen wir, was zu Ihnen passt und was Sie wirklich brauchen.
- Individuelle Erweiterungen und Anpassung sind jederzeit möglich.
Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Termin lassen sich eine Demo-Version zeigen.